Fünf Empfehlungen für ein erfolgreiches Audit!
Für manche Unternehmer und ihre Mitarbeiter stellt ein externes Audit einer Überwachungsorganisation oder eines Kunden eine angespannte Situation da. Unter der Wirkung des Kostendruckes und Fachkräftemangels schaffen einige Unternehmen nicht, die sich ändernden Qualitätsstandards und Kundenanforderungen vollständig zu erfüllen. Bisher sind die Auftragsbücher noch voll, doch mit dem nächsten Audit und einer schlechten Bewertung kann sich dies ändern. Hier ein paar Ratschläge, wie man im Audit mit einer solchen Situation umgeht.
Erstellung von QM-Handbüchern
Durchführung von internen Prozessaudits nach VDA
Auditvorbereitung und Maßnahmenplanung nach ISO 9001, IATF 16949 und VDA
Teilnahme an internen und externen Audits als temporärer Vertreter Ihres Unternehmens
Auditnachbereitung und Maßnahmenplanung
1. Der Auditor ist auch nur ein Mensch
Versetzen Sie sich vor dem Audit in die Lage des Auditors. Für ihn ist dieses Audit nur eines von vielen und ein Job mit dem er sein Unterhalt verdient. Und für viele ist dies nicht gerade der Traumjob, sondern äußere Umstände zwingen den Auditor, diesen Job zu erfüllen. Der Job ist mit einer hohen Reisetätigkeit verbunden, sodass er weniger Zeit für Familie, Hobbys und Freizeit findet. Vor allem ist der Job emotional echt anstrengend.
Während des Audits hat er im Unternehmen mit ganz vielen Menschen zu tun, die sehr nervös sind, vielleicht sogar Angst vor dem Auditor haben. Manche Menschen betrachten ihn gar als Feind und verheimlichen ihm Informationen oder lügen ihn sogar an. Die Fülle an Informationen, die er während des Audits gesammelt hat, darf der Auditor meist noch am späten Abend im Hotel zu einem Auditbericht zusammenfassen und so über das Schicksal eines ganzen Unternehmens entscheiden.
Während des Audits ist es für Sie als Unternehmen besser, wenn Sie die Sympathie des Auditors gewinnen. Führen Sie während des Audits immer wieder Smal-Talk über die Interesse des Auditors und zeigen Sie aufrichtiges Interesse an dem Menschen hinter dem Auditor. Dies wird zudem die geladenen Emotion etwas abschwächen. Vielleicht sprechen Sie sogar von ihren Emotionen während des Audits und lassen ihn zum Beispiel wissen, dass Sie Angst haben, ein schlechtes Auditergebnis zu bekommen, da dann der Job von vielen Mitarbeitern auf dem Spiel steht.
Nehmen Sie bei sich im Unternehmen ein Perspektivwechsel vor und betrachten sie den Auditor als jemanden, der mit seinem Feedback Ihnen hilft, für die Zukunft noch besser aufgestellt zu sein. Notieren Sie jedes noch so kleines Feedback und fragen Sie nach, wenn Sie es nicht ganz verstanden haben oder wenn Sie nicht wissen, wie man die Abweichung beheben kann. Abschließend danken Sie ihm für jedes Feedback oder Kritik, die er äußert, und versichern Sie ihm, dass Sie der Behebung des Problems konsequent nachgehen werden. Auf diese Weise gelingt es Ihnen in manchen Fällen, dass der Auditor eine Abweichung nicht als solche im Auditbericht aufführt, weil er glaubt, dass Sie das Problem sowieso beheben werden.
2. Seien Sie ehrlich zum Auditor
Kein Mensch möchte angelogen werden, auch nicht ein Auditor. Doch gehört genau diese Berufsgruppe zu dem Personenkreis, die am häufigsten angelogen wird. Schnell werden notwendige Dokumente kurz vor dem Audit erstellt und zurückdatiert, um den Anschein zu erwecken, das diese schon lange vorlagen und das Unternehmen schon lange danach arbeiten würde. Fällt dem Auditor allerdings auf, dass manchen Mitarbeitern dieses angeblich schon lange existierende Dokument nicht bekannt sind, so kann er Ihnen eine Abweichung verpassen, da Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind. Während des Audits wird er, auf dieses Thema sensibilisiert, immer wieder bei der Schulung der Mitarbeiter nachhaken und so noch weitere fehlende Dokumente finden. Folglich erhalten Sie eine weitere Abweichung. Klüger und ehrlicher wäre es zu sagen, dass erst kürzlich aufgefallen sei, dass dieses Dokument fehlt und es deshalb erst kürzlich erstellt wurde. Die Schulung der relevanten Mitarbeiter folgt in Kürze nach dem Audit.
Manche Unternehmen scheuen noch nicht einmal davor, interne Auditberichte extrem zu schönen oder sogar nachträglich abzuändern, um dem externen Auditor eine schöne, heile Welt vorzuspielen. Genau dieses Verhalten kann sich aber rächen, da der Auditor Ihnen so eine Abweichung aufschreiben muss, da ihr Auditmanagement nicht funktioniert.
Im extremen Fall kann ein Auditor ein Audit auch abbrechen, wenn er aufgrund der vielen Unwahrheiten das Gefühl hat, dass das Unternehmen nicht mit ihm zusammenarbeiten möchte.
3. Sagen Sie dem Auditor nicht alles
Ehrlichkeit bedeutet nicht, dass Sie manche Dinge dem Auditor nicht verschweigen dürfen. Ist Ihnen beispielsweise bekannt, dass in einer Abteilung die Mitarbeiter nicht konsequent geschult sind und notwendige Schulungsnachweise fehlen. Zeigen Sie stattdessen dem Auditor die Schulungsnachweise der anderen Abteilungen und stoßen Sie ihn auf diese Abweichung nicht hin. Manche Informationen sollten Sie ihm sogar vorenthalten, wenn Sie diese Ihr geistiges Eigentum oder den Datenschutz von Mitarbeitern berühren. Begründen Sie dies gegenüber dem Auditor. Letztlich beweisen Sie damit nur eine besondere Sorgfaltspflicht und Professionalität. Bleibt der Auditor hartnäckig und fordert das Dokument ein, so schlagen Sie ihm vor, dass Sie ihm geschwärzte Auszüge aus dem Dokument zeigen können, um nachzuweisen, dass das Dokument existiert. Meiner Erfahrung können insbesondere Kundenauditoren ein großes Leck in Sachen firmeneigenes Knowhow darstellen.
4. Diskutieren Sie nicht die Norm während des Audits
In der Regel wird ein Auditor, wenn er ein kritisches Feedback gibt oder sogar eine Abweichung notiert, die dazu passenden Normauszug zitieren. Nicht selten passiert es, dass jemand die Norm gedanklich in der Luft zerreißt und die Sinnhaftigkeit der Norm mit dem Auditor diskutiert. Dies ist zunächst einmal gut, da Sie im Audit so Zeit schinden können, in der der Auditor keine weiteren Abweichungen finden kann. Problematisch an dieser Reaktion ist jedoch, dass Sie ja bereits die Norm gegenüber dem Kunden akzeptiert haben und es nun im Audit reichlich spät ist, diese zu diskutieren. Sie offenbaren dem Auditor damit nur, dass ihr Anforderungsmanagement nicht sauber funktioniert. Besser wäre es an dieser Stelle, dem Auditor mitzuteilen, dass Ihnen diese Anforderung selbstverständlich bekannt ist, Sie aber bis heute noch nicht wüssten, wie man die Anforderung sinnvoll und kostengünstig umsetzen könne. Gibt der Auditor Ihenn ein paar Tipps, so schinden Sie nicht nur Zeit, sondern erhalten sogar eine kostenlose Beratungsleistung.
In manchen Fällen können Auditoren die entsprechende Norm gar nicht zitieren und weichen aus, dass dies eine allgemeine Kundenanforderung sei. Machen Sie dem Auditor klar, dass Sie eine solche Kundenanforderung in keinem Ihrer Lasten- oder Pflichtenhefte finden können und die Auditbweichung ist vom Tisch.
In seltenen Fällen kann eine Norm auch nicht erfüllt werden, da dies einer anderen Regelung widersprechen würde. Eine Norm, Verordnung oder ein Gesetz blockiert oder verzögert manchmal notwendige Maßnahmen.
5. Überzeugen Sie den Auditor von der Qualität Ihrer Produkte
Qualität ist mehr als die Erfüllung von Normen. Viele Auditoren vergessen dies bei dem Ausfüllen ihrer Checklisten. Machen Sie dem Auditor klar, dass ihre Prozesse noch nicht reibungslos laufen, dass Sie an mancher Stelle unkonventionelle Lösungen abweichend zur Norm verfolgen oder dass die Struktur ihres Unternehmens nicht den üblichen Erwartungen entspricht, was formaljuristisch zu der ein oder anderen Abweichung führen mag. Letztlich zählt doch aber, dass ihr Unternehmen es schafft, den Kunden von der Qualität ihrer Produkte zu begeistern. Und diese kann so schlecht nicht sein, da die Auftragsbücher ja voll sind und das finanzielle Ergebnis des Unternehmens hervorragend ist. Ein Auditor hat keine andere Wahl, als darauf einzugehen, da er sonst dem Kunden widersprechen würde, in dessen Auftrag er handelt.
Sind ihre Auftragsbücher jedoch nicht voll oder fressen ihre Kosten aufgrund von Reklamationen oder ineffizienter Prozesse ihre Gewinne auf, so sollten Sie sich überlegen, die Probleme ernsthaft im Unternehmen anzugehen. Der externe Auditor kann hier der Retter in der Not sein. Denn letztlich betreiben Sie die Anstrengungen in Sachen Qualität nicht für den Auditor, sondern für den Kunden und für Ihr Unternehmen.
