Entdecken Sie neue Potentiale - Die Six Sigma Methodik
Seite den 1990er Jahren setzt sich die Six Sigma Methodik in der Industrie durch. Mit Six Sigma wird für viele Arten von Verbesserungsprojekten ein Standard gesetzt, mit dem sich verborgene Verbesserungspotentiale von Prozessen entdecken lassen. Genaugenommen ist Six Sigma keine wirklich neue Methodik gewesen. Tatsächlich werden verschiedene Werkzeuge in einem geordneten Werkzeugkasten zusammengefasst, der unter anderem in einem Band des Verbandes der Automobilindustrie (VDA) beschrieben wird. Im Folgenden möchte ich meine Erfahrungen als Six Sigma Blackbelt, Projektleiter und Coach mitteilen ohne auf alle Details der Methodik einzugehen.
Mein Angebot
Beratung von Unternehmen bei der Einführung von Six Sigma
Schulung und Coaching von Personen in der Six Sima Ausbildung
Leitung von Six Sigma Projekten
Erstellung von unternehmensspezifischen Vorlagen zur Six Sigma Methodik
Six Sigma in Ihrem Unternehmen
Wenn man in einem Unternehmen Six Sigma einführen möchte, so braucht es neben Zeit vor allem die richtige Kultur im Unternehmen. Zunächst einmal muss man dem Projektleiter und dem Team die ausreichende Zeit einräumen, sich zu der Six Sigma Methodik schulen zu lassen, diese etwas auszuprobieren und schließlich das Projekt sorgfältig durchzuführen. Denn gerade bei dem ersten Projekt ist es meiner Erfahrung nach für eine Projektleiter wichtig, sich möglichst strikt an die gelernte Methodik zu halten, um die Stärken und Schwächen kennenzulernen. Ich habe viele Personen kennengelernt, die zwar die teure Schulung erhalten haben, aber in ihrem ersten Projekt die hilfreichen Werkzeuge nur rudimentär einsetzten. Die Vorgesetzten und der Coach sollten anfangs hier ein Auge auf die künftigen Six Sigma Green Belts haben. Gleichzeitig müssen die Vorgesetzten und die Unternehmensführung für ein Six Sigma Projekt die ausreichende Geduld mitbringen. Denn in vielen Fällen braucht es über ein halbes Jahr, bis ein solches Vierbesserungsprojekt den ersten Nutzen für das Unternehmen erzielt. Hat ein Unternehmen diese Zeit nicht, so sollte statt Six Sigma eine andere Methodik gewählt werden. Die 8D Methodik, die unter anderem zur Lösung dringender Reklamationen eingesetzt wird, wäre zum Beispiel ratsamer.
Definieren Sie Ihren Erfolg
In der ersten Phase des Six Sigma Projektes, der „Define“ Phase, definiert das Team zusammen mit dem internen Kunden, also Nutznießer des Projekts, die Ziele des Projektes. Die Ziele sollten SMART sein, wobei jeder Buchstabe ein Anfangsbuchstabe eines englischen Adjektives ist: Systematic, measurable, ambitious, reachable, timebond. Genau an dieser Stelle habe ich erlebt, dass etwa 20% aller Six Sigma Projekte scheitern, was man sich aber erst nach Monatelanger Arbeit am Projekt eingesteht. Manche Projekte arbeiten nicht systematisch nach der Six Sigma Methodik, da der Projektleiter oder sein Team nicht ausreichend auf die Methodik geschult sind oder sich schlichtweg weigern, diese Methodik anzuwenden. Manche Ziele sind aber auch so ausgelegt, dass sie sich mit der Six Sigma Methodik aufgrund ihrer Systematik nur schwer lösen lassen. Dazu zählen Reklamationen, Neuentwicklungen oder Änderungsprojekte. Bei manchen Zielen macht man sich nicht die Mühe, diese auf messbare Kennzahlen herunterzubrechen. Dies sind zum Beispiel strategische Entwicklungsprojekte neuer Technologien. Manche Ziele scheinen in dem Moment des Treffens mit dem Management wichtig zu sein, sind es aber nach wenigen Wochen schon nicht mehr. Das Ziel ist somit zu wenig ambitioniert, relevant oder nutzbringend für das Unternehmen. Solche Projekte werden schnell wieder gestoppt. Manchmal ist das Projektziel auch nur ein persönlicher Wunsch eines Managers gewesen, ohne jeden ernsthaften Nutzen. Das Projekt wird schließlich mit dem Manager selbst fallen. Manche Projektziele sind nicht erreichbar durch das Projektteam, da das Team mit zu wenig Ressourcen ausgestattet ist oder andere Hürden außerhalb des Einflussbereiches des Teams dieses unmöglich machen. Wenn es beispielsweise um die Einsparungen von Personalkosten an einem Standort geht, kann ein Team an dem Widerstand des Betriebsrates oder der Gewerkschaft scheitern. Zu guter Letzt sollte das Team abhängig von den Ressourcen genug Zeit bekommen, um das Ziel zu erreichen. Gleichzeitig sollte mit dem Team ein klarer Zeitplan für jede Projektphase vereinbart werden, in dessen Rahmen das Team agieren sollte. Hier braucht es ein klares und konsequentes Projektcontrolling durch das Management. Dauern Projekte deutlich länger als geplant, sollte man überlegen, das Projekt ganz zu stoppen, da es wohl nicht wichtig genug scheint, dass man es nicht frühzeitig beschleunigt hat.
Schaffen Sie Verbindlichkeit
Mit Start des Projektes ab der Define Phase ist es nach meiner Erfahrung wichtig, jedes Projektergebnis und Absprache mit dem Team und anderen gut zu dokumentieren. Zum einen kann sich durch diese Dokumentation das Team selbst schützen, falls andere versuchen die Projektziele während des Verlaufes zu ändern oder zugesagte Ressourcen nicht zur Verfügung zu stellen. Dies kann zu deutlicher Verzögerung oder sogar zum Stopp des Projektes führen. Zum Anderen kann bei Unterbrechung des Projektes bei guter Dokumentation dieses später ohne weiteren Zeitverzug und Einarbeitung sogar durch einen anderen Projektleiter oder Teammitgliedern weitergeführt werden. Ich empfehle als grundlegende Dokumentation eine einzige fortlaufende Präsentation, in der alle Maßnahmen und Ergebnisse festgehalten werden. Eine Vorlage einer solchen Präsentation kann für Six Sigma Unternehmensweit vorbereitet werden.
Schaffen Sie Klarheit
Die nächste „Measure“ Phase des Projektes hat das Ziel, die aktuelle Leistung des zu verbessernden Prozesses zu messen und mögliche Einflussfaktoren auf der Ursachenebene für das Ziel gleichzeitig zu erfassen. Mit Hilfe des Ishikawa Diagrammes werden dazu zunächst alle relevanten Einflüsse des Prozesses ermittelt. Anschließend werden in einem Messplan die künftigen Messungen geplant und die Messmittelfähigkeit jeder Messung sichergestellt. Schließlich erfolgen die Messungen, die häufig viele Wochen unter gewissen Aufwand erfolgen, ohne dass für das Unternehmen irgendein Mehrwert bisher erreicht wurde. Bereits hier werden einige außerhalb des Projektes ungeduldig. „Ich möchte nicht, dass sie hier nur nur messen. Ich möchte endlich Resultate sehen.“, dürfen sich manche Projektleiter dann anhören. Als Projektleiter sollten Sie sich nun nicht rechtfertigen, sondern sachlich auf den vereinbarten Zeitplan verweisen. Denn nach der Six Sigma Methodik braucht es eben eine Zeit der Messung, um die Ursachen eines Problems tiefgründig zu verstehen. Sollte das Management die Sinnhaftigkeit und den Nutzen der Measure Phase anzweifeln, so bieten Sie dem Management an, dass diese eine Sigma Schulung für Manager besuchen oder dass das Six Sigma Projekt gestoppt wird. Insgesamt scheint die Einführung von Six Sigma im Unternehmen in diesem Fall gescheitert zu sein, da das Management nicht dahinter steht.
Gehen Sie den Dingen auf den Grund
In der Analyze Phase wird versucht, Zusammenhänge zwischen den gesammelten Daten zu erkennen und daraus relevante Ursachen und deren Verbesserungspotenzial abzuleiten. An dieser Stelle zeigt sich, ob in der Measure Phase die richtigen und relevanten Informationen gesammelt wurden. Fehlen auch nur wenige Informationen, kann dies den vorherigen Messaufwand nutzlos werden lassen. Wenn Sie zum Beispiel den Ausschuss in einer Produktionslinie reduzieren wollen, so reicht es nicht aus nur die Anzahl der Ausschussteile im Verhältnis zu den insgesamt produzierten Teilen aufzuzeichnen. Sie müssen wissen, welche Fehler, zu welchem Zeitpunkt, an welcher Maschine produziert wurden. Sie brauchen also in diesem Fall während der Measure Phase eine Teilegenaue Rückverfolgbarkeit aller Produktionsdaten. Parallel zu Analyse der Produktionsdaten können manche Zusammenhänge nur durch konkrete Versuchsreihen ermittelt werden. Beispielhaft sei hier die statistische Versuchsplanung (DoE) genannt. Auf weitere statistische Methoden in der Analyze Phase sei hier nicht im Detail eingegangen. Wesentlich ist aber, dass die Ergebnisse auf statistisch aussagekräftigen Daten beruhen. Ich selbst machte bei meinem ersten Six Sigma Projekt, dass ich leiten durfte, die Erfahrung, dass nach drei Monaten Messung und tausenden produzierten Teilen, nur 5 Teile den zu verbessernden Fehler aufwiesen. Die Produktionsdaten dieser 5 Ausschussteile waren bestens bekannt, hatten jedoch aufgrund der geringen Anzahl noch keine statistische Aussagekraft, sodass keine gesicherten Ursachen abgeleitet werden konnten. Dennoch war das Projekt wertvoll für das Unternehmen, da offensichtlich wurde, dass der Fehler doch nicht so häufig, wie befürchtet, auftrat.
Bringen Sie die Dinge auf den Punkt
Anhand der ermittelten Ursachen der Analyze Phase können in der Improve Phase punktgenau die richtigen Verbesserungsmaßnahmen geplant werden. Der Vorteil der Six Sigma Methodik ist an dieser Stelle, dass mit den Ergebnissen der Measure und Analyze Phase vor Einführung der Verbesserung auch der Aufwand dem Nutzen finanziell gegenübergestellt werden kann. Denn sobald das Team die Verbesserungsmaßnahmen in dem Unternehmen veröffentlicht, treten häufig auch Neider und Kritiker der Six Sigma Methodik auf und sie behaupten, sie hätten diese Maßnahmen schon vor Start des Projektes vorgeschlagen, womit das Projekt nicht notwendig gewesen sei. In vielen Fällen schaffen es tatsächlich die Six Sigma Projekte nicht, vollkommen neue nie dagewesene Lösungen hervorzubringen. Viele Ideen zur Verbesserung standen schon zuvor im Raum. Die Six Sigma Methodik liefert aber dem Entscheider, also dem Management, die richtigen Argumente, welches dieser Lösungen die effektivste und effizienteste ist. Dies erfolgt über eine Matrix zur Priorisierung. Entscheidungen zur Verbesserung komplexer Prozesse werden so auf Basis sachlicher Fakten getroffen und nicht auf dem Bauchgefühl Einzelner. Die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen sollten nun gut geplant werden und nicht überstürzt werden. An dieser Stelle sollte auf die steuernden Möglichkeiten des Änderungsmanagements zurückgegriffen werden. Gleichzeitig birgt jede Änderungen an einem Prozess auch Risiken, die zum Beispiel mit Hilfe der Fehlermöglichkeits- und einflussanalyse (FMEA) bewertet werden können.
Sichern Sie Ihren Erfolg
In der letzten Projektphase „Control“ überprüfen Sie die Wirksamkeit der Verbesserungsmaßnahmen, steuern bei Abweichungen gegen und ermitteln abschließend den Erfolg des Gesamtprojektes. An dieser Stelle schwindet die Aufmerksamkeit für das Projekt, da viele bereits glauben, dass der Erfolg sich von automatisch einstellen würde. Schließlich hat man über viele Monate an dem Projekt gearbeitet und so muss es ja nun endlich gut werden. Doch weit gefehlt. Systematische Fehler in der statistischen Analyse der Ursachen können zu falschen Verbesserungsmaßnahmen geführt haben. Denkbar wäre auch, dass sich der zu verbessernde Prozess zwischen Measure Phase und Improve Phase durch Projektfremde Einflüsse verändert hat, sodass die Verbesserungsmaßnahmen nicht mehr wirken. Somit wird es nun zum Ende des Projektes nochmals wichtig, genau hinzuschauen. Denn selbst wenn der Projekterfolg sich sicher einstellt und für das Unternehmen neue Gewinne erzielt wurden, messen Sie in der Control Phase in erster Linie den Erfolg des gesamten Projektteams und seiner Unterstützer. Ich selbst habe mit meinen ersten fünf Six Sigma Projekten für meine Arbeitgeber einen jährlichen Gesamtgewinn von über einer Millionen Euro erzielt. Und dazu investierten jeweils nur eine Handvoll Personen einen Bruchteil ihrer Arbeitszeit. Besser lässt sich der Erfolg der Six Sigma Methodik nicht messen.
